Un client mail a par défaut la tendance à placer un exemplaire de chaque mail que vous envoyez dans le dossier Sent. Cela pose plusieurs problèmes.
Si on échange des mails avec un interlocuteur, il y aura dans un dossier les e-mails de l’interlocuteur, et dans le dossier Sent les vôtres. Il n’existe aucun moyen de faire le lien entre tous ces mails par la suite.
De même, si on envoie un mail à une mailing list à laquelle on est inscrit, on aura dans le dossier Mailing le mail qui sera passé par la mailing, et dans le dossier Sent le mail d’origine. On doit donc stocker deux fois le même mail, c’est une perte de place. Normalement on peut choisir de ne pas recevoir ses propres messages, mais personnellement je préfère recevoir le message qui est passé par la mailing, car ses headers et son sujet sont en général modifiés, donc ils s’intègrent mieux avec ceux des autres expéditeurs.
Il est aussi possible de s’envoyer une copie du mail en BCC, pour le recevoir dans sa boite de réception, mais on transpose le problème du dossier Sent au dossier Inbox, en générant du traffic réseau supplémentaire, ce n’est donc pas mieux.
Je suis en train de réfléchir à la meilleure manière d’organiser mes mails, pour qu’ils soient bien classés, car cette situation ne me convient pas.
La solution que j’ai trouvée est la suivante. Elle ne fonctionne pas forcément avec un webmail, mais bon, quand on veut des vraies fonctionnalités on n’utilise pas de web application. Tout le monde connaît les filtres qu’un client (Thunderbird, Mail, Outlook, etc.) peut appliquer à tous les messages entrants, pour les classer directement dans le bon dossier. Il existe le même concept, pour les mails sortants (j’ai vu l’option sous Evolution et sous Claws-mail, je n’ai pas cherché sur les autres clients, mais ça existe sûrement).
Au lieu de mettre par défaut une copie du mail dans le dossier Sent, on filtre le message, et suivant certains critères (le destinataire, en général), on le classe directement dans la bonne catégorie. Si le message est destiné à une mailing-list, on n’en garde pas de copie étant donné qu’on va de toute façon en recevoir une, et si le message sortant ne correspond à aucun critère existant, on peut alors le mettre dans le dossier Sent, en attendant de le classer à la main ou d’ajouter un règle à postériori pour le prendre en compte.
Par la suite, de nombreux clients mails sont capables d’afficher des dossiers virtuels, ou des dossiers de résultats de recherche enregistrées pour vous permettre d’accéder facilement à tous les messages partageant certains critères, par exemples ceux dont vous êtes l’auteur. et hop, vous voilà avec un dossier Sent équivalent à celui que vous aviez avant, mais sans dupliquer les messages sur le disque (ou sur le serveur), et en ne cassant pas les fils de discussion dans les dossiers.